Bagaimana Membuat Manajemen Pada Bagian Purchasing Yang Benar?

Bagaimana membuat manajement di bagian purchasing yang benar (Acc)

Purchasing apabila diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia memiliki arti sebagai ‘Pembelian’. Apabila dijabarkan secara lebih lanjut, Purchasing dapat diartikan sebagai proses dalam mencari sumber serta memesan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk kegiatan industry. Purchasing memiliki sasaran utama yakni untuk menjaga stabilitas serta ketersediaan pasokan material hingga membantu mengurangi biaya yang terkait sehingga biaya untuk produksi barang dapat ditekan hingga seminimal mungkin.

Agar purchasing dapat memiliki manajemen yang benar, maka ada beberapa prosedur yang sebaiknya dilaksanakan. Berikut ini merupakan prosedur tersebut.

  1. Mengetahui Kebutuhan serta Menerima Permintaan dari Pihak yang Memang Membutuhkan

Pertama yang harus dilakukan adalah memahami kebutuhan dari sebuah pihak. Biasanya pihak yang membutuhkan tersebut akan mengajukan permintaan untuk pemesanan atau pembelian melalui dokumen yang tertulis atau sejenis formulir. Formulir tersebut pun akan memuat data yang jelas seperti jumlah yang diinginkan, spesifikasi bahan, tanggal serta pemasok yang disaramkan.

  1. Memilih Pemasok

Tahap yang kedua adalah memilih pemasok dengan benar. Pada dasarnya untuk memilih pemasok ini ada dua aspek dasar yang digunakan. Dua aspek tersebut adalah melakukan pencarian ke semua pemaso yang berpotensi dan membuat sebuah daftar tentang pemasoj yang sudah diidentifikasi tersebut. Sebaiknya, pilihlah pemasok yang paling tepat bai dari segi harga, kualitas, kemampuan finansial pemasok dan lain sebagainya.

  1. Melakukan Pemesanan

Tahap yang ketiga adalah dengan melakukan pemesanan dimana cara ini seringkali disebut dengan purchase order atau PO. Ini merupakan sebuah dokumen yang dikirimkan kepada pemasok untuk memasok produk atau jasa yang dibutuhkan. PO ini pun umumnya terdiri dari 6 salinan untuk beberapa pihak yang terkait.

  1. Menindaklanjuti hingga Memantau Pesanan

Setelah anda melakukan pemesanan dan pemasokpun sudah menyanggupinya, maka prosedur selanjutnya adalah dengan melakukan pemantauan akan perkembangan pesanan tersebut. Biasanya proses ini dikenal dengan istilah follow up di dunia industry. Proses ini sangat penting untuk memastikan pemasok akan mengirimkan produk atau jasa yang dibutuhkan di waktu yang tepat dan sesuai dengan jumlah yang disetujui. Anda bisa melakukan pemantauan dengan menanyakan perkembangan barang dan jasa yang dipesn melalui telepon, email atau dengan melakukan kunjungan langsung ke kantor pemasok.

  1. Menerima Barang dan Check

Setelah barang datang, maka anda bisa menerima barang yang dipasok untuk kemudian dicocokkan dengan dokumen PO. Biasanya bagian purchasing akan memberitahukan barang yang tiba tersebut serta hasil dari pemeriksaan yang dilakukan.

  1. Membayar Faktur

Setelah barang yang dipasok sudah diperiksa dan semuanya sesuai maka sebelum disetujui faktur tagihan akan terlebih dulu diperiksa. Setelah faktur diperiksan untuk kemudian disetujui maka kemudian pembayaran akan dilakukan sesuai dengan perjanjian yang sudah ditetapkan.

  1. Pemeliharaan Dokumen Pembelian\

Biasanya didunia Industry, pembelian yang ada merupakan pembelian yang berulang atau istilahnya repeat order. Karena itu, sangat penting untuk melakukan filing atau menyimpan setiap dokumen pembelian yang sudah dilakukan.

  1. Menjaga Hubungan Baik dengan Para Pemasok

Sebuah perusahaan dan juga pemasoknya haruslah memiliki hubungan yang baik dan hubungan ini harus tetap dijaga dengan baik. Hubungan ini harus dilandasai dengan rasa saling percaya serta adanya itikad untuk saling membantu dan menghargai. Cara ini akan menguntungkan semua pihak yang terkait baik pihak pemasok atau pembeli itu sendiri.

Dengan cara diatas, maka manajemen di bidang purchasing akan dapat dibuat dengan benar.

WhatsApp